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FAQ zur elektronischen Patientenakte

Hier haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten zur elektronischen Patientenakte in einer umfassenden Übersicht für Sie zusammengestellt. Sollten Sie weitere Fragen haben, besuchen Sie uns doch in einer unserer Servicestellen oder rufen Sie uns an (Tel. 0421 64343 oder 0541 331410).

1. Allgemeines & rechtliche Grundlagen

Die elektronische Patientenakte, abgekürzt ePA, ist ein geschützter Speicher für Ihre medizinischen Dokumente. Nur Sie bestimmen, was in die Akte hinein- oder hinausgeht und wer darauf zugreifen darf. Sie können die ePA über Ihr Smartphone nutzen und haben so orts- und zeitunabhängigen Zugriff.

Von der BKK firmus. Bitte rufen Sie uns unter 0421 64343 oder 0541 331410 an, um Ihre ePA anlegen zu lassen.

Nein, es ist ein freiwilliges Angebot. Sie allein entscheiden, ob Sie eine ePA führen möchten.

Die BKK firmus. Für Sie ist das Angebot kostenfrei.

Für die Registrierung benötigen Sie Ihre Krankenversicherungsnummer, eine PIN, die zur Ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gehört und Sie von der BKK firmus erhalten und eine gültige E-Mail-Adresse. Darüber hinaus benötigen Sie eine App, die Sie aus dem jeweiligen Store (Google Play/Apple Store) herunterladen können.

Versicherte ohne Smartphone können die ePA auch schriftlich bei der BKK firmus anfordern. In diesem Fall wird die Akte beim nächsten Arztbesuch nach Freigabe durch den Nutzer angelegt.

Ja, jeder gesetzlich Versicherte hat einen Anspruch auf eine ePA, die bis zum 16. Geburtstag des Kindes von einem ebenfalls gesetzlich versicherten, sorgeberechtigten Vertreter verwaltet wird.

 

Die ePA läuft unbegrenzt und ist als lebenslange Akte ausgelegt, sofern sie nicht vom Nutzer pausiert oder gekündigt wird.

Ja, da es ein freiwilliges Angebot ist, haben Sie jederzeit das Recht zur Kündigung. Ihre Daten werden nach einer Frist von 6 Wochen zum Ende des folgenden Monats endgültig gelöscht.

Sie können  aber auch Ihren Kündigungswunsch widerrufen. Die Frist hierfür hängt davon ab, über welchen Weg Sie widerrufen möchten. Widerrufen Sie auf dem schriftlichen Weg, muss Ihr Widerruf spätestens 2 Wochen vor Monatsende bei uns eingegangen sein - wir brauchen zur Bearbeitung Ihres Poststückes einen etwas längeren Vorlauf. Widerrufen Sie über Ihr Smartphone in der App können Sie dies bis zum Ablauf der Kündigungsfrist tun.

Ab dem 01.01.2022 können Sie beim Kassenwechsel die Daten Ihrer ePA exportieren lassen und zum neuen Anbieter der Akte mitnehmen. Im Jahr 2021 steht diese Funktion leider noch nicht zur Verfügung.

Ab dem 01.01.2021 sind die gesetzlichen Krankenkassen verpflichtet, ihren Versicherten eine elektronische Patientenakte gemäß §291a SGB V (ePA) anzubieten.

Sie müssen im Registrierungsprozess für die ePA den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und der Datenschutzerklärung zustimmen.

Für eine smartphonelose ePA müssen Sie eine unterzeichnete Teilnahmeerklärung an die BKK firmus senden.

Wir informieren und beraten Sie gern bei allen Fragen zur ePA. Nutzen Sie hierzu auch unseren Versichertenhelpdesk.


2. Registrierung & Login

Sie können sich die elektronische Patientenakte der BKK firmus einrichten, wenn Sie bei der BKK firmus versichert sind.

Die elektronische Patientenakte können Sie über die ePA-App der BKK firmus nutzen. Über diese App stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung. So können Sie zum Beispiel Dokumente einstellen, einsehen oder für Ihren Arzt freigeben. Laden Sie sich die App im App-Store herunter:

[Link zum Apple -Store]

[Link zum Android-Store]

Folgen Sie den Anweisungen im Registrierungsprozess und legen Sie – sofern noch nicht vorhandenen – ein Benutzerkonto an, mit dem Sie sich in Ihrer elektronischen Patientenakte einloggen können.

Generell gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten sich anzumelden: Entweder mit einer PIN und der persönlichen NFC-fähigen Gesundheitskarte (NFC = NearFieldCommunication – Auslesen der Karte per Funk) oder mit einer Benutzerkennung und einem Passwort (der sogenannten alternativen Versichertenidentität, kurz "al.vi"):

  • Für die erste Möglichkeit benötigt der Nutzer oder die Nutzerin ein Smartphone mit NFC-Funktion. Darüber verfügen viele moderne Smartphones. Um sich nun in die eigene ePA einzuloggen, muss die persönliche elektronische Gesundheitskarte an das Smartphone gehalten werden und aus Sicherheitsgründen die auf der Karte aufgedruckte „CardAccessNummer“ (CAN) eingegeben werden (damit wird unbefugtes Lesen der Karte verhindert). Über den Chip zur Nahfeldkommunikation wird der/die Versicherte dann zweifelsfrei identifiziert. Danach muss die persönliche PIN zur Karte eingegeben werden.
  • Die Alternative Versichertenidentität (al.vi) funktioniert ohne Gesundheitskarte. Um sie zu nutzen, wird die Identität des Nutzers oder der Nutzerin zuvor zweifelsfrei über die Krankenkasse festgestellt. Hier ist das persönliche Passwort nötig.

Diese beiden Möglichkeiten garantieren höchstmögliche Sicherheit, sodass nur der Nutzer oder die Nutzerin selbst und niemand anderes die ePA einrichten oder öffnen kann.

Da in der ePA medizinische, also ganz persönliche Daten gespeichert sind, werden hier höchste Datenschutzanforderungen berücksichtigt. Durch die Anmeldeverfahren wird sichergestellt, dass nur Sie selbst Zugriff auf diese Daten haben, sie einsehen, verändern oder Dritten Lese- und Schreiberechte einräumen können. Deshalb kommen hier Authentifizierungsverfahren zum Einsatz, die die Nutzung der ePA besonders sicher machen. Das kostet vielleicht etwas mehr Zeit, dient aber dem Schutz der eigenen Daten.

Nein, wenn Sie den Login via alternativer Versichertenidentität al.vi durchführen, benötigen Sie keine neue Versichertenkarte.

Nur beim Login mit eGK muss diese NFC-fähig sein. Eine NFC-fähige Karte verfügt über einen Chip zur Nahfeldkommunikation – so wie er auch beim kontaktlosen Bezahlen mit der Bankkarte zum Einsatz kommt. Seit November 2020 werden alle Karten nach und nach durch solche mit NFC-Funktion ersetzt. Hat die eigene Gesundheitskarte diese Funktion noch nicht, kann sie bei der Krankenkasse gegen eine neue, NFC-fähige Karte getauscht werden. Ob Ihre Karte bereits NFC-fähig ist, erkennen Sie am Aufdruck der CAN (sog. "Card Access Nummer", eine 6-stellige Nummer) unterhalb des Schriftzuges "Gesundheitskarte" auf der Vorderseite Ihrer Karte.

Nein. Auf Ihre elektronische Patientenakte können Sie per App mit Ihrem mobilen Gerät zugreifen.

Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • Nutzerorientierung: Versicherte präferieren mittlerweile mehrheitlich die mobilen Zugänge. Die Zahl derer, die keine mobilen Zugänge nutzen, nimmt täglich ab. Da stellt sich perspektivisch die Frage der Wirtschaftlichkeit.
  • Mobilität: Die Versicherten haben die Akte zeit- und ortsunabhängig griffbereit und sind sofort auskunftsfähig zu allen gesundheitlichen Fragen.
  • Sicherheit: Bei mobilen Geräten sind höhere Sicherheitsstandards deutlich einfacher umzusetzen, zum Beispiel das Scannen biometrischer Merkmale oder die Authentifizierung mittels Gerätebindung.
  • Handhabung: Mit dem Smartphone verwalten heute schon die meisten Versicherten Ihre Mails, Kontakte, Bankgeschäfte oder Einkäufe. Zusätzlich führen integrierte Funktionen wie das Fotografieren (von Dokumenten) zur großen Akzeptanz bei der Smartphoneverwendung.
  • Wirtschaftlichkeit: Jeder weitere Zugang muss entwickelt und gepflegt werden. Das erhöht die Kosten, die die Versichertengemeinschaft bezahlt.

Sie können sich eine elektronische Patientenakte auch einrichten, ohne die App zu nutzen. Allerdings haben Sie ohne App nicht die Möglichkeit, Ihre elektronische Patientenakte zuhause einzusehen oder Zugriffsrechte zu verwalten.

Um sich eine elektronische Patientenakte ohne App einzurichten zu lassen, kontaktieren Sie uns. Wir legen die elektronische Patientenakte für Sie an und senden Ihnen eine PIN für Ihre Gesundheitskarte zu. Mit der Gesundheitskarte und der PIN können Sie dann beim Arztbesuch Ihren Arzt dazu berechtigen, die elektronische Patientenakte einzusehen oder Dokumente hinzuzufügen.

Ihr Arzt hat übrigens nicht die Möglichkeit, eine elektronische Patientenakte für Sie neu anzulegen.

Der Sicherheitsschlüssel ist ein Code den Sie benötigen, um bei einem Wechsel des Gerätes die Daten in der elektronischen Patientenakte wiederherzustellen. Bitte speichern Sie den Sicherheitsschlüssel deshalb sicher außerhalb Ihres mobilen Geräts ab.

Durch die Gerätebindung wird Ihre elektronische Patientenakte mit Ihrem Gerät verbunden. So wird verhindert, dass sich jemand von einem fremden Gerät aus in Ihre elektronische Patientenakte einloggen kann. Die Gerätebindung stellt somit einen weiteren Sicherheitsfaktor zusätzlich zu Ihren persönlichen Zugangsdaten dar. 

3. Datenschutz und -sicherheit

Zuständig für die Speicherung und Datenverarbeitung ist die jeweilige Krankenkasse als Anbieter der ePA.

Niemand außer Ihnen und denjenigen, denen Sie dazu eine Berechtigung erteilt haben. Weder der Anbieter (= Ihre Krankenkasse) noch der Betreiber (= der IT-Dienstleister) haben Zugriff auf die Inhalte.

Alles in Ihrer ePA passiert nur durch Sie, indem Sie etwas einfordern oder genehmigen. Wenn Sie beispielweise beim Arzt sind und ein Dokument in Ihre Akte geladen haben möchten, dann erfolgt das nur nach vorheriger Zugriffsfreigabe durch Sie.

Die ePA besteht zum Start 2021 aus zwei Dokumentenbereichen: Dokumente des Versicherten und Dokumente von Ärzten oder Institutionen. In 2021 kann nur der Zugriff auf den kompletten jeweiligen Dokumentenbereich vergeben werden. Das bedeutet, dass alle Dokumente gelesen werden können, es sei denn Sie entfernen diese vor einem neuen Zugriff wieder.

In 2022 kann die Zugriffsberechtigung dokumentenspezifisch erfolgen, so dass Sie konkret festlegen können, welcher Arzt welches Dokument oder Gruppe von Dokumenten einsehen kann.

Das entscheiden Sie allein. Sie haben die freie Wahl der Laufzeit zwischen 1 - 540 Tagen. Voreingestellt sind 7 Tage, die Sie selbstständig anpassen können.

Ja. Die Dokumenteninhalte sind so verschlüsselt, dass niemand außer Ihnen und denen, die Sie dazu berechtigt haben, die Inhalte lesen können. Zu jedem Dokument gehören auch Metadaten, die zur Dokumentensuche verwendet werden. Diese sind für die Suche unverschlüsselt.

Sämtliche Aktivitäten in der Akte, wie das Hochladen, Speichern, Herunterladen oder Löschen von Dokumenten erfolgt durch Sie oder indem Sie etwas freigeben (z.B. das Hoch- oder Herunterladen eines Dokumentes durch Ihren behandelnden Arzt).

Ja. Sämtliche Aktivitäten in Ihrer ePA werden protokolliert und können von Ihnen ab der Aktivität bis drei Jahre danach eingesehen werden.

Mit wenigen Mitteln lässt sich die Sicherheit Ihres Smartphones deutlich erhöhen:

  1. Laden Sie immer das neueste Update aus dem offiziellen Store herunter
  2. Achten Sie auf Ihr Smartphone und lassen es nicht unbeaufsichtigt liegen
  3. Verwenden Sie Sperrbildschirme mit kurzen Inaktivitätsphasen
  4. Verwenden Sie biometrische Entsperrungen (z.B. Face-ID oder Fingerabdruck) oder ein komplexes Passwort

Jeder Datenverarbeitungsschritt in einer Akte wird innerhalb der geschützten Rechenzentren in einem nochmals abgesicherten Bereich, der sog. Vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU) ausgeführt. So werden Angriffe abgewehrt, die Verarbeitung der Daten jeweils nur einer Akte sichergestellt und der Zugriff auf personenbezogene medizinische Daten ausgeschlossen.

Die ePA wird auf Basis konkreter und nachprüfbarer Vorgaben umgesetzt. Diese Vorgaben wurden von der gematik GmbH im gesetzlichen Auftrag spezifiziert und in Zusammenarbeit mit den Spitzenorganisationen des deutschen Gesundheitswesens abgestimmt. Bevor ein Anbieter eine Akte anbieten darf, muss ein umfangreicher Zertifizierungsprozess durchlaufen werden. Erst nach erfolgreichem Abschluss der Begutachtung darf die Akte angeboten werden. Das ist kein einmaliger Vorgang, sondern muss bei jeder sicherheitsrelevanten Veränderung wiederholt werden.

Die Server stehen in Deutschland und unterliegen den europäischen Datenschutzbestimmungen.

Ja. Nach maximal 20 Minuten Inaktivität werden Sie automatisch aus der ePA ausgeloggt. Bei sicherheitsrelevanten Eingaben (z.B. der PIN) oder bei der Registrierung ist der Zeitraum nur halb so groß

Ja, wenn Sie ebenfalls bei der gleichen gesetzlichen Krankenkasse versichert und sorgeberechtigt für Ihr Kind sind, dann hat ein Elternteil bis zum 16. Lebensjahr Ihres Kindes das Recht, die Akte zu verwalten.

Ja, wenn Sie ebenfalls bei der BKK firmus Krankenkasse versichert sind und die rechtliche Vertretungsvollmacht gegenüber der Krankenkasse nachgewiesen haben, kann die Akte für den zu Vertretenen geführt werden. Der Vertreter hat in diesem Fall die gleichen Rechte wie der Akteninhaber.

Das wird ab dem 01.01.2022 möglich sein. Der Vertreter muss ebenfalls gesetzlich versichert sein und einen ePA-Zugang besitzen. Der Vertreter ist frei wählbar und nicht mit einem gesetzlichen Vertreter zu verwechseln. Er hat die gleichen Rechte wie der Akteninhaber, außer Vertreter einzurichten.

Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz der ePA ist der Datenschutzbeauftragte der BKK firmus.

Kontaktdaten zum Datenschutzbeauftragten der BKK firmus:

BKK firmus
Gottlieb-Daimler-Straße 11
28237 Bremen
Deutschland

Tel.: 0421-6434-454E-Mail: datenschutz@bkk-firmus.de

Gesundheitsdaten werden so lange in der ePA gespeichert, wie es der Nutzer/die Nutzerin erlaubt. Die persönlichen Daten wie der Name oder die Versichertennummer bleiben darüber hinaus dauerhaft in der ePA gespeichert. Sie werden komplett gelöscht, wenn auch die ePA gelöscht wird.

Die Daten der elektronischen Patientenakte können problemlos komplett gelöscht werden. Der Nutzer/die Nutzerin hat hierzu jederzeit die Möglichkeit.

Ein Arzt hat erst dann einen Zugriff und somit ein gleichzeitiges Lese-und Schreibrecht, wenn die Praxis von Ihnen für den Zugriff berechtigt worden ist. Ein reines Leserecht und ein reines Schreibrecht gibt es in der ePA nicht.

Jedes für einen Zugriff freigegebene Dokument muss zum Lesen aus der ePA heruntergeladen werden. Dann kann es mit der passenden Anwendung (z.B. PDF-Reader) gelesen und gespeichert werden. Insbesondere wenn diese Information der Diagnostik dient oder Therapieempfehlungen ausgesprochen werden, wird der Arzt als Dokumentationsnachweis das Dokument auch in seinem Praxisverwaltungssystem speichern.

Wenn Sie einem Arzt den Zugriff auf Ihre Versichertendokumente geben und dieser feststellt, dass ein Versichertendokument, z.B. für die weitere Behandlung durch andere Ärzte relevant ist, dann kann der Arzt dieses Dokument so umschlüsseln, dass auch Ärzte, denen Sie ausschließlich für Arztdokumente einen Zugriff gegeben haben, es lesen können, obwohl es im Bereich Ihrer Versichertendokumente liegt. Diese umgeschlüsselten Dokumente werden als leistungserbringerrelevante (-äquivalente) Dokumente (LEÄ) bezeichnet. Die weiterbehandelnden Ärzte, denen Sie nur einen Zugriff auf die Arztdokumente gegeben haben, können nur auf die umgeschlüsselten Dokumente aus Ihrem Versichertenbereich zugreifen, alle anderen Dokumente in diesem Bereich sind nicht lesbar, außer Sie erteilen dazu einen expliziten Zugriff.

4. Nutzen der ePA

Die Kommunikation im Gesundheitswesen zwischen Patienten, Ärzten, Leistungserbringern und Kassen ist oft noch analog und arbeitet mit Papier, Fax und Brief. Viele Informationen über den individuellen Gesundheitszustand werden nach wie vor in Akten in den jeweiligen Arztpraxen gesammelt. Das kann schnell zum Problem werden: Wechseln Sie zum Beispiel den Arzt oder besuchen einen Facharzt, müssen Untersuchungen eventuell wiederholt werden. Schlimmstenfalls fehlen auch wichtige Informationen, beispielsweise über Allergien oder Vorerkrankungen. In der elektronischen Patientenakte werden all diese Infos digital gebündelt. Dazu kommen auch persönliche Gesundheitsdokumente, die bisher in Papierform vorlagen, beispielsweise der Impfpass oder das Zahn-Bonusheft. In der ePA kann das alles zusammengeführt werden – ohne, dass unberechtigte Dritte darauf zugreifen können. Das hat viele Vorteile: Doppeluntersuchungen werden vermieden, die Diagnose kann durch den besseren Informationsfluss genauer gestellt werden und man selbst hat seinen Gesundheitszustand immer im Blick. Auch Risiken werden gesenkt. Gibt es Unverträglichkeiten? Wie waren die letzten Blutwerte? Nimmt der Patient wichtige Medikamente und wie ist deren Dosierung? In der elektronischen Gesundheitsakte sind solche Informationen direkt ersichtlich. Auch für den Notfall können hier alle wichtigen Daten hinterlegt werden. Die Funktionen der ePA werden dabei stetig erweitert, sodass in Zukunft beispielsweise auch elektronische Rezepte oder Krankschreibungen mit ihr genutzt werden können.

5. Inhalte

Sie können selbst entscheiden, was genau in der ePA aufgeführt werden soll, wann es gelöscht wird und wer speziell darauf Zugriff bekommen soll. Ab 1. Januar 2022 können die Nutzer dann auch einzelne Daten oder Dokumente freigeben und so noch individueller entscheiden, wer wann und wie lange Einblick bekommen darf. In der ePA können alle wichtigen Informationen rund um die eigene Gesundheit papierlos gebündelt werden.

Es gibt viele mögliche Inhalte, mit denen die ePA befüllt werden kann. Beispiele sind Daten zu Befunden, Diagnosen, durchgeführten oder geplanten Therapiemaßnahmen, ein elektronischer Medikationsplan, ein Notfalldatensatz oder Arztbriefe. Außerdem können selbst individuelle Zusatzinfos gespeichert werden, beispielsweise zu Allergien.

6. Ausblick

Die elektronische Patientenakte steht jedem/jeder gesetzlich Versicherten ab dem 1. Januar 2021 zur Verfügung. Sie kann dann ganz einfach bei der Krankenkasse nach vorheriger Anmeldung und Authentifizierung bezogen werden. Es wird sich dabei um eine App handeln, die auf Smartphones und Tabletts genutzt werden kann. Doch auch für Menschen ohne solche Geräte wird es die Möglichkeit der Nutzung geben, beispielsweise über elektronische Terminals. Die ePA wird nach der ersten Bereitstellung ab Januar 2021 in zwei weiteren Stufen ausgebaut. Ziel ist eine bessere Vernetzung der Akteure im Gesundheitswesen, eine einheitliche Digitalisierung der bisher oft analogen Abläufe und nicht zuletzt eine Stärkung des Patienten oder der Patientin: Nur der Nutzer oder die Nutzerin selbst entscheidet, was in der ePA aufgeführt wird und wer es einsehen darf. Gleichzeitig hat er oder sie den eigenen Gesundheitszustand immer im Blick.

Ab dem 1. Januar 2021 können Befunde, Arztberichte, Röntgenbilder, Therapiemaßnahmen, Vorsorgeuntersuchungen, ein Medikationsplan, ein Notfalldatensatz sowie Arztbriefe in ihr gespeichert werden. Daneben können die Krankenkassen auf Wunsch diejenigen Daten in die ePA übertragen, die sie über den Versicherten oder die Versicherte gespeichert haben. So hat er/sie alle seine Daten auf einem Blick parat. Ab 2021 können all diese Daten Ärzten und Leistungserbringern nach der Freigabe durch den Versicherten zur Verfügung gestellt werden.

Ab dem 1. Januar 2022 können noch weitere Gesundheitsdaten in der ePA gespeichert werden: Impfausweise, Mutterpässe, Untersuchungshefte für Kinder, Zahnbonushefte und Übersichten über bereits in Anspruch genommene Krankenkassenleistungen. Ab diesem Datum wird es auch möglich sein, für jedes einzelne Dokument Leseberechtigungen zu erteilen: Der Nutzer oder die Nutzerin kann dann noch einfacher und zielgerichteter entscheiden, welche Daten er welchen Ärzten oder Gesundheitsdienstleistern zur Verfügung stellen will.

Auch ist dann möglich, dass die eigene ePA durch Dritte, also persönliche Vertreter geführt wird. Das ist beispielsweise bei Pflegebedürftigen von Vorteil, die die ePA selbst nicht bedienen können. Zu guter Letzt können ab dem Jahr 2022 alle Daten aus der ePA bei einem Kassenwechsel ganz unkompliziert übernommen werden.

Ab dem 1. Januar 2023 können außerdem Daten zur pflegerischen Versorgung der Versicherten in der ePA gespeichert werden, ebenso wie sonstige von Gesundheitsdienstleistern bereitgestellte Daten. Ab 2023 ist darüber hinaus geplant, auch elektronische Krankschreibungen nutzen zu können. Auch diese können in der ePA gespeichert und geteilt werden.  Daten aus der ePA können wissenschaftlichen Forschungszwecken zur Verfügung gestellt werden.

In weiterer Zukunft soll die ePA um weitere Funktionen erweitert werden. So ist geplant, auch digitale Überweisungsscheine, Organspendeausweise oder Patientenverfügungen in ihr bereit zu halten. 

Bei all diesen Möglichkeiten der Nutzung gilt jedoch weiterhin: Alles ist freiwillig und lässt sich jederzeit widerrufen. Ohne die Zustimmung des Nutzers oder der Nutzerin hat kein Dritter Zugriff auf diese Daten.

7. Dokumentenübertragung in die ePA

In Ihrer ePA können Sie jederzeit eigenständig Dokumente speichern und verwalten. Ärzte, Apotheken und Krankenhäuser, die von Ihnen Zugriffsrechte bekommen haben, dürfen ebenfalls Dokumente in Ihrer ePA speichern. Wenn Sie einem Arzt keinen Zugang erlauben oder ihm den Zugang widerrufen haben, kann er keine Dokumente in der ePA speichern.

Nein, Ihre Krankenkasse kann aktuell keine Dokumente in Ihrer ePA speichern. Ab 2022 ist es geplant, dass Ihre Krankenkasse Ihre Abrechnungsdaten in die ePA laden kann. Dieses wird nur nach Ihrer expliziten Einwilligung erfolgen. Ihre Krankenkasse wird jedoch auch dann Ihre Unterlagen in der ePA weiterhin nicht lesen dürfen.

Sie entscheiden zuerst, ob Ihre Hausarzt-, Facharzt- oder Zahnarztpraxis  Zugang zu Ihrer ePA haben darf. Wenn Sie etwa Ihrem Hausarzt Zugang zu Ihrer ePA geben möchten, erteilen Sie seiner Praxis die Zugriffsrechte.

Außerdem entscheiden Sie für jede Praxis, Krankenhaus oder Apotheke, wie lange der Zugang zu Ihrer ePA möglich ist. Dieser Zeitraum reicht von 1 Tag bis zu 18 Monaten. Automatisch werden 7 Tage vorgeschlagen. Sie können diesen Wert jedoch jederzeit ändern.

In Ihrer ePA können Sie Ihre medizinisch relevanten Dokumente digital speichern. Diese Dokumente sind z.B. Laborergebnisse, Ärzteberichte oder Befunde, die Sie erhalten haben und sicher ablegen wollen. Ihre ePA wird bei der Anlage nicht automatisch vorausgefüllt.

Ihr Arzt bzw. Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) speichert in Ihrer ePA alle Dokumente, die für Ihre Behandlung relevant sind. Diese Dokumente sind u.a.:

  • Ihr Medikationsplan. Er listet Ihre Medikamente, sofern Sie mind. drei verschreibungspflichtige Medikamente gleichzeitig einnehmen;
  • Ihr Notfalldatensatz. Er beinhaltet medizinische Daten wie Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten oder Medikamente, die für die Notfallversorgung relevant sind. Er kann auch darauf hinweisen, ob und wo Vorsorgevollmachten, Patientenverfügungen Organ- und Gewebespendeerklärungen vorhanden sind;
  • Ihre Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde oder Diagnosen;
  • Elektronische Arztbriefe (eArztbriefe). Sie halten wichtige Informationen fest, die Ihr Arzt mit Ihren anderen behandelnden Ärzten z.B. im Rahmen einer Überweisung teilen möchte.

Sobald erforderlich muss Ihr Arzt bzw. Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) auch Ihre Gesundheitsinformationen aktualisieren:

  • Wenn Sie z.B. ein neues verschreibungspflichtiges Medikament einnehmen und dieses in Ihren Medikationsplan hinzugefügt werden soll.
  • Wenn eine neue Diagnose oder Unverträglichkeit bei Ihnen ärztlich festgestellt wurde und diese in Ihren Notfalldatensatz hinzugefügt werden soll.

In Ihrer ePA können Sie auch nachvollziehen, wer auf Ihre ePA zugegriffen hat. In der dafür vorgesehenen Rubrik wird Ihnen angezeigt, welcher Berechtigte zu welchem Zeitpunkt Zugriff hatte. Ggf. sehen Sie auch welche Aktion er vorgenommen hat, wie etwa ein Dokument hochladen.

Damit Ihre ePA auf einem aktuellen Stand bleibt, ist es wichtig, dass Ihre Daten bei Änderungen Ihres Gesundheitszustands oder Ihres Behandlungsverlaufs aktualisiert werden. Dementsprechend muss Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) Ihre Daten auf Ihren Wunsch hin regelmäßig aktualisieren.

Wenn Sie Ihre ePA erst kürzlich eröffnet haben, ist es sinnvoll, Ihre Gesundheitsinformationen vom Arzt, der Ihre Patientengeschichte am besten kennt, ausfüllen zu lassen. Berücksichtigen Sie bitte, dass alle Ärzte gesetzlichen Speicher- und Löschfristen unterliegen und deshalb der Dokumentationszeitraum begrenzt ist.

Ihre Ärzte bzw. Leistungserbringer können Ihre ePA befüllen, egal ob sie in einer Praxis oder im Krankenhaus tätig sind. Um die Genauigkeit Ihrer ePA sicherzustellen, sollten Sie auch selbst Ihre Gesundheitsunterlagen regelmäßig prüfen und ggf. aktualisieren.

Nein. Der Arzt ist berechtigt, die administrative Bearbeitung an sein (Praxis-)Personal zu delegieren. Gleiches gilt auch für Krankenhäuser und Apotheken.

Dann wenden Sie sich bitte an die jeweilige Kassenärztliche Vereinigung, die für den Arzt zuständig ist. Die Kontaktdaten stellt die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) für Sie bereit.

Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann keine Informationen innerhalb eines Dokumentes, welches Sie hochgeladen haben, ändern.

Dokumente, die Sie selbst einstellen, werden automatisch als Eigendokumente klassifiziert. So können sie von Dokumenten, die von Ärzten oder Leistungserbringern hochgeladen werden, unterschieden werden. Sofern Sie entschieden haben, dass Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer Ihre selber eingestellten Dokumente sehen darf, kann er die Klassifizierung eines Dokumentes ändern. Das macht er, wenn er die medizinische Relevanz des Dokumentes erkannt hat.

Ja. Nach Rücksprache mit Ihnen kann Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus), der Sie behandelt, ein Dokument aus Ihrer ePA löschen. Das kann er z.B. tun, wenn ein Dokument nicht mehr aktuell ist und durch eine aktuellere Version ersetzt werden soll.

Ja. Sie entscheiden, welche Daten Sie in der ePA speichern und teilen. Sie können jederzeit Dokumente aus Ihrer ePA löschen. Damit Ihr Arzt oder Ihr Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) Sie optimal behandeln können, sollten Sie jedoch konkret besprechen, welche Informationen sie benötigen.

Sie können in die ePA alle gängigen Formate hochladen: PDF, JPG, TIFF, TXT, RTF, DOCX, XLSX, ODT, ODS, XML, HL7 CDA/R2 XML.

Jedes Dokument darf die Maximalgröße von 25 MB nicht überschreiten.

Der Gesamtspeicherplatz ist nicht begrenzt.

8. Datenmanagement in der ePA

Sie können jederzeit Ihre Gesundheitsdokumente aus Ihrer ePA herunterladen. Achten Sie jedoch darauf, dass die heruntergeladenen Dokumente in einem anderen sicheren digitalen Ordner gespeichert werden.

Wenn Sie Ihrem Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) Dokumente zur Verfügung stellen wollen, geben Sie ihm zuerst Zugriffsrechte auf Ihre ePA.

Wenn Sie z.B. Ihrem Arzt nur für die Sprechstunde den Zugang erteilen möchten, so begrenzen Sie die Zugriffsdauer auf 1 Tag. Wenn Sie aber möchten, dass Ihr Arzt über einen längeren Zeitraum Zugang zu Ihrer ePA hat, legen Sie eine längere Zugriffsdauer fest. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Ihre Behandlung über mehrere Monate dauert und Ihre Gesundheitsinformationen regelmäßig geprüft und aktualisiert werden müssen.

Wenn Sie Dokumente in Ihre ePA einstellen, werden diese automatisch in Ihrem Patientenordner gespeichert. Um diese Dokumente zu sehen, braucht also Ihr Arzt auch Zugang zu Ihrem Patientenordner. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. neue Laborergebnisse oder Befunde aus vorherigen Untersuchungen hochgeladen haben und Ihrem Arzt zur Verfügung stellen wollen.

Den Zugang zu Ihrem Patientenordner können Sie jederzeit widerrufen.

Ja. Ihr Arzt bzw. Leistungserbringer (z.B. Apotheke oder Krankenhaus) kann ein Dokument aus Ihrer ePA herunterladen, sofern Sie ihm Zugriffsrechte gegeben haben. Dieses Dokument ist dann zusätzlich im System Ihres Arztes bzw. Leistungserbringers lokal gespeichert. Wenn Sie das Dokument im Nachhinein in Ihrer ePA löschen, dann wird es dennoch in der lokalen Karteikarte bei Ihrem Arzt vorhanden sein.

Ab 2023 werden Sie die Möglichkeit erhalten, Daten ihrer ePA der medizinischen Forschung zur Verfügung zu stellen. Diese sogenannte „Datenspende“ wird freiwillig sein und nur mit Ihrer Zustimmung stattfinden dürfen. Ihre Daten werden zu Forschungszwecken an das Forschungszentrum übermittelt, um z.B. Krankheits- und Therapieverläufe zu analysieren. Ihre gespendeten Daten werden pseudonymisiert und verschlüsselt, d.h. ein Rückschluss auf Ihre Identität ist nicht möglich.

Die BKK firmus wird Ihnen zur gegebenen Zeit über die genauen Modalitäten und Datenschutzbestimmungen informieren.

Gesundheitsdaten sind in der Forschung notwendig, um Krankheiten besser zu verstehen und innovative Therapien zu entwickeln. Die Analyse der Daten sowohl von gesunden als auch von kranken Menschen ermöglicht es Forschern, Krankheiten in einem sehr frühen Stadium zu erkennen oder Krankheitsverläufe besser zu antizipieren. Daraus lassen sich verbesserte Therapien ableiten.

Die Entscheidung über die Spende Ihrer ePA-Daten liegt allein bei Ihnen.

Nein, die Spende von ePA-Daten ist heute noch nicht möglich.

Die Datenspende ist freiwillig. Dementsprechend erfolgt sie nur mit Ihrer expliziten Zustimmung. Ein aktiver Widerspruch ist insofern nicht notwendig.